Die Durchführung von Ausschreibungen (Engl. Tender Management) stellt viele Fachabteilungen vor massive Herausforderungen. Zum einen gehen sie häufig mit einem hohen zeitlichen Aufwand einher, der neben dem normalen Alltagsgeschäft schwer zu bewältigen ist. Zum Anderen fehlen den Entscheidern oftmals die richtigen Ansätze und Tools, um das volle Potenzial eines Tenders auszunutzen.

Nicht selten werden Ausschreibungen daher nur nachrangig beachtet, obwohl sie stets ein massives Optimierungs- und Einsparungspotenzial mit sich bringen.

Um das bestmögliche Ergebnis aus dem Tender zu erzielen ist es überaus wichtig, neben den finanziellen auch die qualitativen Attribute von Angeboten zu berücksichtigen. Die größte Herausforderung besteht darin, diese qualitativen Attribute mess- und somit vergleichbar zu machen. Ein strukturierter Prozess kombiniert mit einem geeigneten Beurteilungssystem qualitativer Elemente vereinfacht Ihnen die Ermittlung des besten Angebots. Des Weiteren wird etwaigen Unstimmigkeiten nach Vertragsschluss vorgebeugt.

Tender Management – unser Ansatz

Wir bei Xellience verfügen über nachweisbare Expertise im Management von Ausschreibungen. Um für Sie das beste Angebot auszuwählen, greifen wir auf die folgenden Schritte zurück, die sich in der Praxis bewährt haben:

  • Request for Information

    (RFI)

  • Request for Proposal

    (RFP)

  • Request for Quotation

    (RFQ)

In der ersten Phase (Request for Information) geht es darum, Informationen und Best-Practices zu Ihrer Unternehmung von potenziellen Anbietern zu sammeln. Anhand dieser Informationen wird Ihr vorhaben verfeinert und geeignete Anbieter werden identifiziert. Im Rahmen der RFI Phase fokussieren wir uns darauf, den Markt zu verstehen und bereits eine erste Eingrenzung vorzunehmen.

Während der nächsten Phase (Request for Proposal) definieren wir gemeinsam den Umfang sowie die Anforderungen für Ihren Tender. Dabei werden alle relevanten Fachbereiche mit einbezogen. Diese Phase zeichnet sich vor Allem durch den hohen Detaillierungsgrad der Anforderungen aus.

Schlussendlich folgt die Abgabe eines kommerziellen Angebotes in der RFQ Phase (Request for Quotation). Klarer Fokus dieser Phase liegt auf der Ermittlung des für Sie am besten passendsten Angebotes. Um dies zu gewährleisten erstellen wir ein Scoring-Modell, welches perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Somit lassen sich unpassende Anbieter bereits vor der Abgabe des finalen Gebots aussortieren, sodass nur relevante in die Shortlist kommen. Eine strukturierte Ausschreibung ist der Ausgangspunkt einer jeden guten Geschäftsbeziehung

Wahlweise kann dieser Prozess auch verkürzt werden, um schnellere Ergebnisse zu erzielen.

Um eine objektive Messbarkeit der Angebote zu gewährleisten entwickeln wir individuell für Sie passende Tools. Dabei greifen wir auf verschiedene Spieltheoretische Ansätze zurück.

 

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